予想以上に煩雑な要件整理にプロの手を借りよう。

snkh_0262bパンフレットやホームページなど何らかの制作物を自社でつくる案件が出た時、社内の誰かが責任者となって、自身が原稿を執筆したり他の方に執筆依頼したり、資料を探したり提供してもらったり、写真を新規撮影したりすでにある写真を提供してもらったりと、さまざまな業務が発生します。
企画が決まっていたとしても、パンフレットでは台割(注1)、ホームページではツリー図(注2)を構成しないといけません。案件が進むにつれて、必要な要素や足りない素材に気がつきます。それらを手配しながら、各ページを構成する原稿・写真などを収集していきます。

編集作業は社内各所から集まる要素や素材をまとめるだけと思うのは安易です。その要素や素材が適切かどうかの確認に始まり、適切でない場合は別の要素や素材を探したり再度依頼したり、自身で修正・改善したり全体構成を改めて見直したりと、やることは山ほどあります。
こうした煩雑な業務を外注化することは、若干の費用が発生してしまうものの、本来の業務を持っている方にとって負担の軽減になるとともに、プロの視点に立った精度の高い編集業務が期待できます。
とくに制作物に経験の浅い方は、何でも聞くことができる心強いパートナーを得て、心理的なストレスはかなり軽減されると思います。

(注1)台割 台割表とも言います。どのページがどこに来るのか、そのページにはどんな内容が入るのかを組み立てる作業です。パンフレットの場合、基本的に4の倍数がページ数になります。
(注2)ツリー図 ホームページ全体の構成をページ単位で、ページ間の関係を設計する作業です。各ページには、どのようなコンテンツが入るのを簡易に記しておきます。

何をどこまで外注化するかを決める。

[1]編集業務一式を外注化する
[2]台割・ツリー図など構成を決めて、それ以降を外注化する

編集作業を細分化するのは難しく、おおむね上記に大別されると思います。一式全部お任せしてしまうのか、骨子の部分は自社で組み立てて細々とした作業は委託してしまうのか、の2択になります。

[1]一括外注とはいえ、外部の編集者にはお客様企業の責任者と一緒に案件を進めていく姿勢が求められます。案件の各フェイズで「これで良いですか」と確認しながら進捗させることで、入稿間際にレイアウト変更など大きな修正が入るようなリスクを避けることができます。
編集業務一式を外注化することのメリットは、広い視野で客観的な見方が得られる点です。企画のズレがなく、主張したいメッセージが一番効果的な順序で展開されます。また、各ページごと異なる部署から上がってきた原稿などを一定の表記に統一してくれる点も見逃せません。
逆に言えば、企業の責任者の方は外部に任せきりにしないことが肝心です。軌道修正があれば早めに、細部の修正は徐々に少なくしていってください。

[2]は官公庁の案件に多く見られます。原稿も支給される場合があります。自らの省庁の業務はライターが取材して原稿をつくるより、省庁の担当者が書いたほうが圧倒的に優れています。キャリア組ですから、文章力も確かです。
また、何をどれだけのボリュームで掲載するかは当該官公庁でないと判断できないため、強弱の付け方が理にかなっていて、受ける外注側も最初から台割やツリー図が決まっていた方が作業しやすいという利点があります。
一方で、プロの編集者ではないため限られた紙面に希望する要素はすべて掲載できない・または逆に紙面が寂しくなる事態が起きる場合があります。とりあえずは、支給いただける材料や指示から紙面を構成し、確認を仰ぐことになります。

次回は6/5(金)に掲載します。

引き続き[あなたと、あなたの会社のために]をご覧ください。

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